For Rasmus Barslund, der står bag de populære aarhusianske steder Café Paradis (Den Sidste) og Mleko Bar, var vagtplanlægning længe synonymt med manuelt arbejde, fejl og spildt tid. Men ved at skifte de fysiske papirer og komplekse Excel-ark ud med Workfeed, har virksomheden transformeret deres administrative hverdag fundamentalt.
Før Workfeed blev hver eneste vagtplan udarbejdet i hånden eller i Excel. Det var en proces, der var alt andet end smidig. Hver gang en vagtplan skulle rettes, eller en medarbejder havde ændringer, startede en mindre lavine af administrativt bøvl.
"Det tog os omkring en time per vagtplan, og vedligeholdelsen var utrolig besværlig. Alt var bare bøvlet," forklarer Rasmus Barslund om tiden før digitaliseringen. Ønsket var klart: En digital løsning, der kunne fjerne det tunge driftsarbejde og give overblikket tilbage.
Efter skiftet til Workfeed er den største mærkbare forskel, at vagtplanlægningen stort set har fjernet sig selv fra lederens bord. Systemet er så intuitivt, at opgaven er blevet uddelegeret, og nye ansatte finder sig lynhurtigt til rette uden behov for omfattende oplæring
"Workfeed har vist sig at være en yderst pålidelig og intuitiv platform til styring af vores vagtplaner. Den strømliner vores processer og sparer os værdifuld tid hver måned."
- Rasmus Barslund
En anden væsentlig forbedring er skiftet fra mavefornemmelse til data. Ved at bruge Workfeeds datavisninger kan bemandingen nu planlægges præcist efter behovet, hvilket minimerer fejl og sikrer, at der altid er det rette antal hænder på arbejde.
Resultaterne hos Café Paradis og Mleko Bar taler deres eget tydelige sprog. Ved at automatisere de manuelle processer har Rasmus og hans team opnået:
95% mindre administration: Tiden brugt på medarbejderadministration er stort set forsvundet.
90% færre bemandingsfejl: Slut med for få eller for mange på vagt; data sikrer den rette balance.
Total kontrol: "Intet kommer bag på os længere. Vi er på forkant med det hele," fortæller Rasmus.
Det vigtigste resultat er dog ikke kun tallene på bundlinjen, men den tid, der er frigivet. Lederne bruger ikke længere deres energi på puslespil med vagter, men kan i stedet bruge tiden der, hvor den skaber mest værdi: hos medarbejderne og gæsterne.
Med flere afdelinger og medarbejdere, der arbejder på tværs af lokationerne, har Workfeed skabt en sammenhængskraft, der gør hverdagen både nemmere og sjovere. Eller som Rasmus kortfattet opsummerer det: "Data-visningerne er fucking nice."
