4 fordele ved automatisk vagtplanlægning

Spar enorme mængder tid og frustration på kedeligt og manuelt arbejde ved at lægge din vagtplan automatisk.

Meget er sagt og skrevet om vagtplanlægning og mens traditionen for at inddele medarbejdere i roller og skabeloner efterhånden har mange år på banen, så er seneste skud på stammen den automatiske vagtplan.

Behovet for at anvende automatisk vagtplanlægning er opstået på baggrund af de enorme tidsressourcer, som mange ledere i dag bruger når de skal samle puslespillet i vagtplanen.

På den ene side handler det om at indhente alle medarbejdernes tilgængelighed, for derefter at matche den med de ledige vagter i vagtplan skabelonen, og på den anden side handler det også om at automatisere rutineopgaver for at spare mere tid.

I den manuelle tradition for vagtplanlægning har processen krævet både tid, tålmodighed og overblik. Alle tre ting, som den travle leder kan have svært ved at finde tid til og ikke mindst overskue i hverdagen..

Derfor er automatisk vagtplan utvivlsomt kommet for at blive og det er altså afgørende, at du som leder omstiller dig udviklingen, hvis du ønsker at have en fordel overfor dine konkurrenter, spare mere tid og få mere overblik i forbindelse med vagtplanlægningen.

For at komme i gang med automatisk vagtplanlægning er det først og fremmest nødvendigt at anvende et online vagtplansystem, der understøtter funktionaliteten til automatisk at udfylde din vagtplan.

Mens flere af de gamle systemer har opbygget fundamentet i deres vagtplansystem efter manuel vagtplanlægning, så har nogle af de nye skud på stammen, som f.eks. Workfeed, valgt en anderledes og mere innovativ tilgang, der altså tager afsæt i den automatiske tilgang, som sparer dig mest mulig tid.

For at Workfeed automatisk kan samle din vagtplan for dig, skal du først angive det bemandingsbehov, som den skal tage højde for at udfylde. Angiv med roller og tidspunkter, hvor mange vagter du skal bruge i løbet af ugens dage og gem denne bemanding som en skabelon.

Fordelen ved skabeloner
Når du anvender skabeloner behøver du ikke længere at tilføje de samme vagter igen og igen. I stedet kan du med skabeloner lave en rullende vagtplan, som du kan anvende gentagendede gange. Du kan med fordel oprette forskellige skabeloner til forskellige scenarier, som du kan anvende på fleksibel vis.

Laver du ikke din vagtplan med udgangspunkt i medarbejdernes tilgængelighed, så er det på tide du kommer i gang! Særligt de unge medarbejdere er ikke blege for at forlade deres job, hvis ikke der tages højde for, at de får de vagter som de ønsker.

Har en medarbejder f.eks. købt billet til Roskilde festival, men så fået en vagt, som overlapper tidspunktet, så er den nemmeste løsning måske bare sige op, eller helt lade vær at møde op. Begge dele er omkostningsfulde for din forretning og du kan vide dig sikker på, at dine konkurrenter nok skal stå med åbne arme for rekruttere dine bedste medarbejdere.

Der findes heldigvis en nem løsning for alle parter. I Workfeed registrerer dine medarbejdere deres tilgængelighed via deres app, hvorefter den automatiske vagtplan,  altså kan fordele disse ønsker i mellem vagterne i din skabelon.

Fordelen ved at imødekomme tilgængelighed
Medarbejdere der føler sig hørt vil altid gøre mere end forventet. Når du imødekommer dine medarbejderes tilgængelighed viser du, at du tager hensyn til deres liv uden for arbejdet. Det bliver således nemmere for dine ansatte at få ting som studie, fritid og arbejde til at gå op i højere enhed, hvorfor de vil være mere tilbøjelige til at være ansat hos dig i længere tid. Det betyder færre udgifter på rekruttering og mere erfarene medarbejdere i teamet. What’s not to like?

Når du anvender auto-udfyld knappen i Workfeed bliver medarbejdernes tilgængelighed automatisk matchet med de ledige vagter i din skabelon. Samtidig fordeles timerne eller efter dine præferencer, så du kan vide dig sikker på, at alle medarbejdere får det antal timer de ønsker sig.

Når Workfeed samler et automatisk udkast til din vagtplan, så gennemprøver den tusindvis af forskellige løsninger og kombinationer, for at finde frem til det bedste resultat. Det tager heldigvis kun få sekunder, så du kan blot læne dig tilbage i stolen og se teknologien gøre det sure arbejde for dig.

Den automatiske udfyldning af vagtplanen skal ses som en foreslået bemanding og altså ikke nødvendigvis som det færdige resultat. Der kan nemlig være behov for enkelte ændringer i vagtplanen, foretaget af din ekspertvurdering, hvilket der selvfølgelig tages højde for.

Fordelen med auto-udfyld
Som du jo nok ved, så kan det tage mange timer at nå frem til en perfekt vagtplan. Med auto-udfyld springer du nemt over de vanskelige dele af processen og får således et udgangspunkt der gør, at du kan lægge din vagtplan på få minutter og samtidig spare oceaner af værdifuld tid.

I Workfeed er vagtplanen først live og tilgængelighed blandt dine ansatte når du har trykket offentliggør. Det betyder samtidig, at du nemt kan foretage små som store ændringer i det forslag, som den automatiske vagtplan har lavet til dig. Det kan være, at to medarbejdere, der ikke fungerer sammen, er blevet sat på vagter samme dag, eller at en uerfaren medarbejder, som har fået en vagt på en dag, hvor du ønsker din stærkeste bemanding.

Fordelen med manuelle ændringer
Vagtplanlægning er en fleksibel og dynamisk affære, som hurtigt kan kræve ændringer. Workfeed tager højde for dette ved at gøre det nemt at rette i vagtplanen, både fra telefonen og computeren.