Guide til ferieplanlægning.

Ferieplanlægning er dit ansvar som arbejdsgiver. Det kræver en del arbejde at planlægge ferie for sine ansatte og der er en række regler, man skal være opmærksom på for at overholde gældende lovgivning i den nye ferielov.

I denne guide vil vi give dig gode råd til ferieplanlægning og opridse, hvilke regler du skal være bekendt med, når du planlægger ferie.
6. marts 2023  • 5 minutters læsetid

Hvorfor er ferieplanlægning vigtigt?

Det er vigtigt at have en god work-life-balance, så man kan præstere, når man er på arbejde og lade op, når man har fri. Ferieplanlægning er et af de steder, hvor du som arbejdsgiver kan bidrage til, at I får planlagt en ferien bedst muligt - til gavn for både virksomheden og den ansatte.

God ferieplanlægning er nemlig essentielt for både din virksomhed og dine ansatte. Hvis ferien planlægges ordentligt, sikrer du både at arbejdsbehovet i din virksomhed er dækket i ferieperioden og at dine ansatte komme tilbage på arbejde med fornyet energi.

Hvordan fungerer ferieplanlægning?

Typisk vil ferieplanlægning være en dialog mellem dig og medarbejderen, som kommer med sine ønsker til ferie og du tager stilling til, om det kan godkendes. Det er dog i sidste ende dig som arbejdsgiver, der bestemmer, hvornår dine ansatte skal afholde ferie.

Ferieplanlægning er traditionelt blevet koordineret gennem mails, opkald eller Excel-ark. Med Workfeeds digitale planlægningsværktøj foregår det hele med lethed digitalt. Du kan nemt oprette ferie eller sygefravær på dine medarbejdere i kalenderen.

Såfremt medarbejderens ferie er i konflikt med planlagte vagter, kan du se det klart og tydeligt. Det sikrer, at ferieplanlægningen forløber gnidningsfrit, så virksomheden ikke påvirkes negativt og dine ansatte kan holde ferie i ro og mag.

Sådan sikrer du, at ferieplanlægningen forløber gnidningsfrit.

Vurdér behovet:

Når du laver en vagtplan er det nødvendigt at sikre, at der er nok medarbejdere til at tage sig af opgaverne. Det kan derfor anbefales at du estimerer, hvor meget arbejdskraft, du får brug for i den pågældende periode.

Hvis du eksempelvis driver et vandland, er det ikke en god idé at alle dine medarbejdere går på sommerferie samtidig. Sæsoner, højtider, og andre faktorer kan påvirke dit behov for arbejdskraft, så vurdér derfor, om der er særlige vilkår, der gør sig gældende i netop den periode, hvor den ansatte ønsker ferie. Så sikrer du, at driften opretholdes og udgifterne mindskes.

Afstem forventninger:

For at sikre, at alle er tilfredse med deres vagter, bør du spørge dine medarbejdere om deres ferieønsker i god tid. Du kan herefter tage deres ønsker med i ferieplanlægningen, og have god tid til at finde en løsning, såfremt for mange ansatte ønsker ferie samtidig.

Udvis fleksibilitet:

Planer kan ændre sig hurtigt - også for dine ansatte. Udvis derfor så vidt muligt fleksibilitet over for dine ansattes ønsker og eventuelle ændringer.

Det er i sidste ende dig, som kan bestemme, hvornår dine ansatte skal afholde ferie, men jo mere fleksibilitet, du kan udvise, desto bedre. Det øger tilliden og respekten mellem dig og dine ansatte, hvilket bidrager til god medarbejdertrivsel.

Ung pige får overblik over reglerne for vagtplanlægning uden overenskomst

Hvilke regler, skal jeg kende til, når jeg planlægger ferie?

Alle ansatte har ret til ferie i henhold til ferieloven. Loven regulerer, hvornår ansatte har ret til at afholde ferie, og hvordan lønforholdet er under ferie. 

 

Ferieloven indeholder reglerne for, hvor meget ferie dine medarbejdere har ret til, hvornår ferien må afholdes samt hvordan feriepenge fungerer. Loven gælder alle ansatte i Danmark - både fastansatte og timelønnede.  

 

Dine ansatte optjener ferie fra 1. september til 31. august året efter og har ret til at holde tre ugers betalt ferie i sammenhæng i perioden fra 1. maj til 30. september. 

 

  • Hvis det er dig, som bestemmer, hvornår den ansatte skal afholde ferie, skal du varsle ferien seneste tre måneder før hovedferie skal afholdes og én måned før øvrig ferie. 

 

  • Dine ansatte har ret til fem ugers ferie, hvoraf tre af dem skal være sammenhængende. 

 

Feriepenge udbetales, når du skal holde ferie. Feriepengene optjenes gennem din løn, hvor der trækkes en procentsats, som går til din Feriekonto. 

 

Den nye feriepengeordning, der trådte i kraft d. 1 januar 2021, indførte den såkaldte ‘samtidighedsferie’, hvilket betyder, at dine ansatte kan afholde ferie i samme år, som ferien er optjent. 

 

Den indførte også muligheden for forskudsferie. Med forskudsferie har dine ansatte efter aftale med dig mulighed for at ‘låne’ feriedage, hvis de gerne vil afholde ferie men endnu ikke har optjent nok feriedage. 

 

Tidligere kunne feriedage, der ikke blev afholdt gå til spilde. Med den nye ferieordning er der mulighed for overførsel af ferie, som ikke er afholdt, til det næste ferieår.

Lav din ferieplanlægning med et digitalt værktøj.

Det kan være et større projekt at lave en vagtplan, der inkluderer de ansattes ferie. Digitale værktøjer til vagtplanlægning som Workfeed, kan være enormt effektivt, når du skal planlægge ferie.

Workfeed er et online vagtplansystem, der hjælper små og mellemstore virksomheder med at planlægge deres vej til mere tid, færre bekymringer og gladere medarbejdere. Vores system er elsket af arbejdsgivere i hele Danmark, som har givet en samlet vurdering på 4,7 ud af 5 mulige stjerner på Trustpilot.

Registrer dine ansattes ferie i kalenderen

Med Workfeed kan du med få klik planlægge, hvornår dine ansatte går på ferie. Du skal altså ikke bakse med Excel-ark eller andre manuelle vagtplaner - det hele foregår i en simpel kalender, som giver dig det fulde overblik.

Undgå, at ferien planlægges forkert

Den digitale kalender vil automatisk sørge for at advare dig, hvis du kommer til at oprette en vagt til en medarbejder, som har ferie det pågældende tidspunkt.

Det sikrer, at du i god tid kan finde en anden medarbejder til at tage vagten, så den ansatte kan holde ferie i ro og mag.

Kommunikér let med dine ansatte

Når dine medarbejdere ønsker ferie, kan de i Workfeed-chatten anmode om det. Du kan hurtigt se, hvornår en medarbejder ønsker ferie og om det passer ind i vagtplanen.

Så slipper du for manuelt at tjekke om medarbejderens ønsker passer med den øvrige planlægning.

Ofte stillede spørgsmål om ferieplanlægning.

Optimalt set kommer dine ansatte med deres ønsker til ferie, som du godkender. Det er dog ikke altid muligt at opfylde alle dine ansattes ønsker.

Såfremt du planlægger, hvornår dine ansatte skal afholde deres ferie, skal du varsle ferien senest tre måneder før hovedferie afholdes og én måned før øvrig ferie skal afholdes.
Dine ansatte kan blive forhindret i at afholde deres ferie, hvis de eksempelvis bliver syge. Bliver en ansate forhindret i at afholde ferie, kan de få overført ferien til næste ferieperiode, dog maksimalt fire ugers ferie. Den ansatte skal dokumentere, hvornår og hvorfor, personen var forhindret i at afholde ferie.
Dine ansatte kan ikke afholde ferie på fridøgn og på helligdage. Fridøgn er typisk søndage, mens helligdagene er de officielle helligdage i Danmark. Her skal man være opmærksom på, at den 24. og 31. december ikke er helligdage i Danmark.
Dine ansatte må ikke arbejde, mens de holder ferie. Hvis de alligevel gør det, kan de risikere at skulle tilbagebetale feriepenge i perioden.
Kristian Emil Larsen - Workfeed Author
Kristian Emil Larsen
Co-founder af Workfeed

Du vil måske også synes om...

linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram