Dit is bijvoorbeeld het geval als u uw roosters nog in Excel maakt. Als bedrijf bent u waarschijnlijk in Excel begonnen omdat dat in het begin het meest zinvol was. Het was wellicht gemakkelijk om mee te beginnen, maar nu bevindt u zich wellicht in een situatie waarin Excel niet alles kan doen wat u wilt en dat het te veel moeite kost om mee te werken.
Als dat het geval is, moet u overwegen over te schakelen op roostersoftware die niet alleen veel flexibeler is dan Excel, maar waarmee u ook veel gemakkelijker kunt werken.
Hier geven wij u enkele goede redenen om Excel te laten vallen en over te stappen op een eenvoudiger en efficiënter roostersysteem.
Excel is niet voor iedereen geschikt, en het vereist opleiding en ervaring om met het programma te werken. Als u een nieuwe werknemer hebt die verantwoordelijk zal
zijn voor het rooster, is het daarom vaak noodzakelijk dat deze werknemer een cursus Excel volgt voordat hij of zij het rooster kan begrijpen en bewerken.
Dit maakt het gebruik van Excel uiterst inefficiënt en duur. Vooral als het verandert wie het rooster moet bijhouden.
Hoewel er nu een online versie van Excel bestaat, is Excel in principe niet ontworpen om te worden gedeeld. Als uw werknemers dus toegang moeten hebben tot uw
rooster, moeten zij eerst een Excel-licentie hebben (wat niet goedkoop is) en ofwel toegang krijgen via e-mail ofwel inloggen en het Excel-blad online bekijken.
Voordat dit zelfs maar overwogen kan worden, moet u zelf rechten instellen op cellen en bladen, en als u niet 100% zeker bent van wat u doet, riskeert u uw rooster open te stellen voor bewerking door mensen die er eigenlijk geen toegang toe zouden mogen hebben.
Als u uw rooster deelt door het af te drukken en aan de werknemers te overhandigen of het in een groepschat deelt, zult u ongetwijfeld een hoop gedoe krijgen als er updates in het rooster komen. Om deze updates bij te houden, zullen waarschijnlijk e-mails en sms-berichten moeten worden verzonden.
Er komen voortdurend nieuwe updates voor Excel, en het is niet altijd zo dat een spreadsheet die in oudere versies is gemaakt compatibel is met nieuwere versies.
Het kan dus voorkomen dat u uw rooster opnieuw moet maken in de nieuwe versie van Excel indien het rooster dat u eerder gebruikte niet werkt met de nieuwe versie van Excel.
Veel mensen associëren Excel met een goedkope oplossing voor hun rooster, maar als u rekening houdt met de tijd die u in Excel besteedt en de moeite die Excel als rooster met zich meebrengt, is het wellicht helemaal niet zo goedkoop. Het Excel-programma zelf kost ongeveer 8 euro excl. BTW per maand per gebruiker voor bedrijven.
Indien meer dan één persoon het rooster moet beheren, kan de prijs met dit aantal werknemers worden vermenigvuldigd.
Als u onderweg bent en een snel overzicht nodig hebt van wie er op dit moment aan het werk is, is Excel bijna onmogelijk om bij te houden tenzij u uw computer tevoorschijn haalt.
Met de juiste
roostersoftware is dit helemaal niet nodig, en kunt u snel een overzicht krijgen op uw mobiel. Alles van timesheets, tijdregistratie en ploegwissels wordt gemakkelijk gemaakt.
Als u het meest vertrouwd bent met Excel, dan kunt u ook gebruik maken van ons rooster template in Excel.
