Læg vagtskema online med en skabelon

Et vagtskema anvendes til at planlægge, hvor og hvornår, medarbejdere skal arbejde.

Vagtskemaer anvendes oftes i virksomheder med omskiftelige arbejdstider og mange deltidsansatte. Dets formål er at fortælle personalet, hvornår de skal arbejde, så de kan møde op til deres vagter. Det er derfor intet mindre end essentielt for virksomheder, at have et velfungerende og overskueligt vagtskema. Af den grund er der mange årsager til at vælge et automatisk vagtplanlægningsystem. At have et vagtskema er altid bedre end ikke at have et. Hvis du vil starte et sted, kan du altid downloade vores skabelon til vagtplan i Excel.

Det er altid en god idé at anvende en skabelon til dit vagtskema, da det hjælper dig med at spare tid. 

En vagtskema skabelon består af en række vagter fordelt over en eller flere uger. Heri angives, hvor lang tid en medarbejder skal arbejde på en given vagt.

Der er flere forskellige metoder til at udfylde et vagtskema. Hvilken metode, der er bedst, afhænger meget af din virksomheds behov. 

De tre hyppigste metoder er:

• Bemanding baseret på tilgængelighed
• Først til mølle princippet
• Fast bemanding 

Den første metode til at bemande et vagtskema er også den mest populære. I denne metode modtager du dine medarbejderes ønsker om fri-dage, hvorefter du plotter den på de ledige vagter i vagtskemaet. 

Fordelen ved denne metode er, at dine medarbejderes behov bliver tilgodeset, hvilket minimerer vagtbytte, spontane sygemeldinger og situationer, hvor folk ikke møder på arbejde. 

Hos Workfeed er det utroligt nemt at lægge vagtskema baseret på medarbejdernes tilgængelighed. Fra appen kan dine medarbejdere nemlig angive, hvilke dage de ønsker fri og hvilke dage de ønsker at arbejde. Herfra du nemt plotte de rigtige medarbejdere på de rigtige vagter. Vi har sågar en automatisk løsning, der med ét klik matcher tilgængelige medarbejdere med ledige vagter. 

Foretrækker du, at dine medarbejdere blot byder ind på ledige vagter, så er først til mølle princippet den rigtige metode for dig. 

Med Workfeed kan du nemt offentliggøre ledige vagter fra din vagtskema skabelon og omgående modtage bud på vagterne fra dine medarbejdere. 

Du vælger selv, om du vil godkende hvilken medarbejder der skal have vagten, eller om vagten blot skal overdrages til den første medarbejder, der byder på den. 

Fordelen ved denne metode er, at du medarbejderne selv vælger de vagter, som de ønsker. Ulempen er dog, at det kan være sværre at få bemandet samtlige vagter i vagtskemaet. 

Såfremt dine medarbejder har faste vagter er denne metode nyttig for dig. Når du ønsker at lave et vagtskema med fast bemanding er det smarteste, hvis du blot gemmer denne faste bemanding i din skabelon. 

Med Workfeed kan du oprette skabeloner, hvor vagter allerede er bemandet. På den måde er du fri for at tildele de samme vagter til de samme personer igen og igen. 

Denne metode er især smart, hvis du har mangle fuldtidsansatte. Den kan dog være problematisk med deltidsansatte, da deres hverdag ofte er forskellig fra uge til uge. 

Tænker du nu, at en blanding af alle ovenstående metoder er den bedste løsning for din virksomhed, så læs med her. 

Det er nemlig sådan, er du i Workfeed kan gemme vagtskema skabeloner, hvor nogle vagter er bemandet og andre er ledige. 

Når du ruller denne type skabelon ud over en periode har du mulighed for at udfylde de ledige vagter baseret på medarbejdernes tilgængelighed. Hos Workfeed understøtter vi dette med både en manuel og en automatisk løsning. 

Er der så nogle få vagter som ikke kunne udfyldes, så kan du nemt offentliggøre disse vagter, så de er klar til at blive budt på, af dine medarbejdere.