En vagtplan er en oversigt over, hvornår ansatte skal arbejde og hvornår, de har fri. Vagtplaner bruges inden for brancher såsom detail- og serviceindustrien, hvor der er deltidsansatte ansat og hvor der kan være behov for bemanding udenfor normal arbejdstid.
Vagtplanlægning er en essentiel del af at drive forretning, hvor ansatte tager vagter i stedet for at være arbejde efter et fast skema.
Hvis du gerne vil optimere driften af din virksomhed, er du kommet til det rette sted. God vagtplanlægning kan nemlig bidrage til en gnidningsfri drift af virksomheden.
Hvis du er ny i jobbet vil denne guide klæde dig godt på til at lægge vagtplaner fremover. Er du mere erfaren vagtplanlægger, vil du her kunne lære mere om vagtplanlægning og få gode råd til, hvordan arbejdet skal planlægges.
Vagtplaner kommer i mange afskygninger. De kan hænge fysiske i en forretning eller være online. De fleste vagtplaner er dog digitaliseret og tilgås gennem websites og apps. Du kan bruge denne liste som en skabelon til, hvordan man laver en vagtplan.
Der kan være en masse manuelt arbejde i at lave en vagtplan fra bunden. Det vil ofte kræve, at man har styr på Excel eller lignende software. Vagtplanen skal dog ikke blot oprettes, men også vedligeholdes og det skal hele tiden sikres, at der ikke er konflikter i vagtplanen.
Der er et stort manuelt arbejde i at lave en vagtplan fra bunden. Det kan derfor anbefales at vælge planlægningssoftware som Workfeed, der gør vagtplanlægning digitalt og desuden kan bruges til at registrere arbejdstider og forberede løn. Her vil du springe en række af de manuelle skridt over og dermed spare ressourcer.
Det kan være en udfordring at lægge en vagtplan for forretninger, hvor efterspørgslen varierer. For butikker, som eksempelvis har ekstra travlt i julemåneden eller for restauranter, der får flere gæster i weekenden end i hverdagene, kan det være svært at estimere, hvor mange medarbejdere der bliver brug for.
Er der rod i vagtplanlægningen på eksempelvis en restaurant, så der dukker alt for få tjenere op på en travl dag, kan det give udfordringer. Det kan gøre, at de fremmødte tjenere skal løbe endnu hurtigere, og du skal bruge tid og ressourcer på at kalde ekstra mandskab ind. I sidste ende kan det betyde mindre tid til at bruge på gæsterne.
Det modsatte er dog også vigtigt at være opmærksom på. Hvis der er flere ansatte på arbejde end der er brug for til at betjene kunderne, bruger du penge på unødvendig arbejdskraft. Det giver øgede udgifter og dermed mindre indtjening til virksomheden.
Hvis du laver en effektiv vagtplan kan du sørge for, at det rette antal medarbejdere er på arbejde. Så går ingen og keder sig, og spildes heller ikke penge på unødig arbejdskraft. Dermed kan du holde udgifterne til lønninger nede.
Det er vigtigt for både dig og dine ansatte, at de ved, hvornår de skal på arbejde. Den bedste måde at sørge for, at alle parter har styr på vagtplanen er med et digitalt planlægningsværktøj som Workfeed. I medarbejderappen kan du og dine medarbejdere let se hvornår og hvor længe, de skal på arbejde, så I undgår misforståelser.
En digital vagtplan kan også spare dig en masse ressourcer. I appen kan medarbejderne nemlig selv ønske, hvornår de vil arbejde, og dermed bidrage til at lave vagtplanen.
Et online vagtplanlægningsværktøj som Workfeed kan bidrage til at mindske udgifter og øge trivsel, fordi du effektivt kan planlægge vagter og kommunikere med dine ansatte. Hvis de ansatte let og fleksibelt kan planlægge deres arbejdsliv, bliver de glade for at gå på arbejde. Det kan føre til lavere medarbejderomsætning og dermed færre udgifter. Win-win.
Vagtplanlægning er nødvendigt for alle, men især i de brancher, hvor medarbejderne ikke er fastansatte, er det uundværligt. Biografer, restauranter og supermarkeder er eksempler på steder, hvor mange unge har fritidsjob.
Her er det mere udfordrende at lave en vagtplan end for fuldtidsansatte med faste arbejdstider, da de deltidsansatte ofte er under uddannelse eller har en anden primær beskæftigelse.
Flere unge finder også et fritidsjob for at spare op til at rejse, eller prøver flere forskellige jobs af. Det kan derfor være, at de kun arbejder for dig i en kortere periode, hvilket medfører højere medarbejderomsætning, der kan betyde flere udgifter og lavere produktivitet.
Det er altså især vigtigt at lave en effektiv vagtplan, hvis din virksomhed har deltidsansatte, der er overskuelig, fleksibel, og udnytter tiden effektiv. Så kan du holde overblikket, mindske virksomhedens udgifter og øger medarbejdernes morale.
I gamle dage blev vagtplaner aftalt mundtligt eller skriftligt. Siden fik arbejdsgivere adgang til redskaber som Excel og email, der kunne digitalisere vagtplanlægningen. Der er dog forbundet en masse manuelt arbejde med at lave en vagtplan fra bunden - fysisk eller digital.
Med et online vagtplansystem som Workfeed kan du planlægge dig til mere tid, færre bekymringer og gladere medarbejdere. Workfeed gør det simpelt at lave en vagtplan, da meget af arbejdet er automatiseret.
Funktioner som automatisk tidsregistrering, vagtbytte, stempelur, og integrationer, gør, at du kan synkronisere medarbejderes timer og lønsatser til lønsystemet. Det kan spare tid og ressourcer, som i sidste ende kan bidrage til sorte tal på bundlinjen.
Hvis en medarbejder ikke kan møde op, behøver du ikke at bruge tid på at ringe rundt til potentielle afløsere - i appen har du nemlig det fulde overblik over, hvilke af dine ansatte, der er til rådighed.
Et digitalt værktøj giver dig et opdateret overblik over vagtplanen. Du skal altså ikke rode rundt i papirer eller Excel-ark, men kan blot tilgå appen og øjeblikkeligt se, hvem der arbejder hvornår.
Digitale redskaber som Workfeed kan automatisk holde øje med, at du overholder regler om eksempelvis overarbejde. Du skal altså ikke manuelt tjekke, om en medarbejder har for mange timer registreret - det klarer appen.
I Workfeed-appen kan du kommunikere direkte med dine medarbejdere. Her kan i aftale tilpasse vagterne eller aftale ferie. Du slipper dermed for mails og opkald til forskellige medarbejdere og kan holde kommunikationen på én platform.
Copyright © 2024 Workfeed ApS
