Vagtplan overblik fra Workfeed

Schemaläggning – så blir du ett proffs på att lägga schema

Man skulle kunna säga att bra schemaläggning utgör grunden för ditt företag eller din organisation. Det skapar nöjd och tillmötesgående personal, samt en välfungerande verksamhet. Men, att lägga riktigt bra scheman är faktiskt inte det lättaste. Därför kan det vara bra att lära sig mer om hur du schemalägger på bästa sätt. Workfeeds verktyg för schemaläggning, specifikt anpassade för att effektivisera din verksamhet, kan också vara till stor hjälp.

Här kommer våra bästa tips samt viktig information kring hur du schemalägger på bästa sätt.
24. Maj 2022 - 3 minuters läsning

Våra fem 5 bästa tips på hur du lyckas med schemaläggning på jobbet

Det kan vara en utmaning att både bemöta dina anställdas behov och samtidigt schemalägga på det sätt som är bäst för din verksamhet. Dessutom finns det en hel del faktorer du måste ta hänsyn till. Bland annat krävs det att du bemöter personalens önskemål, utgår från när de är tillgängliga, tar reda på hur mycket personal som behövs för olika skift, budgetera timmar, samt mycket mer. Allt detta kan ta tid om du inte använder dig av ett välfungerande program för schemaläggning samt sätter en tydlig strategi för hur detta arbete ska gå till.

1. Användarvänligheten är A och O

Det ska vara enkelt att skapa och ta del av ett schema. Detta för att effektivisera din organisation eller ditt företag så mycket som det bara går. Schemaläggningen är en del av företagets grund, därför är det otroligt viktigt att det schemaprogram du använder fungerar smidigt och är användarvänligt.

Det är också av stor betydelse att det finns väl utvecklade funktioner, vilka gör det lätt för både dig som chef och för dina anställda att använda programmet. Bland annat bör schemat fungerar väl på IOS och Android, då detta är var de flesta läser sina scheman idag. Se till att ha en lösning för skapandet av scheman som ger en enhetlig användarupplevelse på såväl dator som på mobil och surfplatta.

Du ska när som helst smidigt kunna komplettera och göra ändringar i schemat och passbyten ska vara enkla och lättillgängliga. Viktigt är även att din personal får en notis och automatiskt informeras om en ändring görs i schemat.

Workfeeds program för schemaläggning har skapats med fokus på just användarvänlighet. Förhoppningen är att hjälpa dig skapa scheman som öppnar upp för god kommunikation och förståelse chefer och personal emellan. Detta för att skapa en effektiv och smidig arbetssituation.

2. Låt anställda ta del av schemaläggningen

Viktigt är att dina anställda upplever att de har kontroll över sin egen arbetssituation. Något som i sin tur skapar motivation. De vill själva välja när de ska arbeta samt kunna byta sina skift om detta skulle behövas.

Om möjligheten finns är det som sagt en fördel att låta dina anställda själva bestämma över sitt schema, samt ta hänsyn till om det finns några dagar där de behöver vara lediga. Självklart går detta inte att genomföra hela tiden, men så ofta som möjligt.

Flexibilitet och valfrihet vad gäller schemaläggning är en av de viktigaste faktorerna för att skapa en välfungerande och framgångsrik verksamhet. Att ditt schema är anpassningsbart och att det smidigt går att byta skift eller ändra arbetstider är därför av stor vikt. Behöver någon gå hem tidigare, byta skift med någon annan eller jobba över ska detta smidigt gå att lösa i schemat.

För att på samma gång ha koll på din bemanning och på så sätt säkerställa att alla skift är fyllda krävs det även funktioner i ditt schema som har koll på din personal. Med Workfeeds schemaprogram kan du ställa in ditt bemanningsbehov i olika mallar över flera veckors tid. Detta för att kunna planera och optimera skift med stor framförhållning. Du kan även kombinera lediga och tilldelade arbetspass.

3. Ligg alltid steget före med hjälp av effektiv schemaläggning

Detta är något som du lyckas med genom goda insikter i hur ditt företag fungerar. Du bör känna till och ha koll på när dina mest hektiska perioder inträffar, vilka skift som behöver mest personal och vilket nivå på bemanning som krävs för att detta ska fungera smidigt.

Prioritera en effektiv fördelning av dina resurser. Gör detta genom en genomtänkt och välfungerande schemaläggning. Se till att ha rätt personal på rätt plats och vid rätt tillfälle. I Workfeeds schemaprogram kan du bland annat lägga till kompetenser i beräkningarna. Genomför du detta på rätt sätt kan det bland annat innebära sänkta personalkostnader och en ökad produktivitet för ditt företag.

Smartare schemaläggning blir enkelt med Workfeed. Detta eftersom du sparar tid med smidiga funktioner som hjälper dig med alla nödvändiga optimeringar. Du kan bland annat spåra arbetstimmar genom vår stämpelklocka med GPS. Använd denna för bättre översikt över vilken typ av arbetskraft som behövs samt för att hålla koll på förändringar och kostnader. Något som gör det tydligt vilka delar av verksamheten som kan bli mer effektiva.

4. Ta hjälp av och kommunicera med dina anställda

Det kan vara en stor utmaning att fylla alla skift samt tillsätta rätt person på rätt plats. Då kan lösningen vara att faktiskt ta hjälp av dina anställda. Låt dem i förväg rapportera in vilka skift de kan jobba. Detta för att du i god tid ska få en översikt samt för att personalen själva ska kunna göra egna planer. Återigen, låt din personal känna att de har kontroll.

En öppen dialog och större frihet kommer göra din personal nöjda och samtidigt villiga att hjälpa till för att få schemat att gå ihop. Hamnar du i en situation där alla i din personal redan är fullbokade är det även här ytterst viktigt med kommunikation. Skicka ut sms eller mejl till de berörda och informera om situationen. Förhoppningsvis kommer flera då kunna tänka sig att ställa upp med kort varsel.

I Workfeeds schemaprogram kan du även lägga till kommentarer med information om exempelvis arbetsuppgifter. Detta för att förbättra kommunikationen ytterligare.

5. Samla alla delar av din schemaläggning på ett ställe

Ett bra schemaprogram öppnar upp för möjligheten att samla alla funktioner och all viktig information på ett och samma ställe. Ordning och reda är oerhört viktigt samt hjälper dig att få en översikt över din verksamhet.

Eftersom schemaläggning täcker en så stor del av din verksamhet påverkas också verksamheten i allra högsta grad om dina scheman är i oordning. Bland annat inom områden som orderingång, underlag för löner och fakturor.

Ta därför hjälp av Workfeeds schemaprogram för att skapa ett smart och integrerat system som i sin tur kommer vara mycket viktigt för din organisations lönsamhet.
Fri ønsker fremhævet i vagtplan
Prova Workfeed gratis redan idag. För frågor om vår verksamhet, vårt schemaprogram eller funderingar kring priser, är du varmt välkommen att kontakta oss.
Berry van Waarden
Head of Marketing

Du kanske också gillar...

Spara tid på schemaläggning av personal

Få den schemaläggnings app du förtjänar.

Workfeed samlar all din schemaläggning av skift och dina tidrapporter i en enda liten app som hjälper dig att engagera personalen, automatisera administrationen och ta kontroll över din tid.
Frida
14h
Louise
16h
Sara
8h
Johan
22h
Bianca
10h
Dansk flagSvensk flagThe netherlands flagEngelsk flag
cross linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram